Building Manager

Nous sommes une entreprise de gestion immobilière résidentielle et commerciale qui opère au Québec et Ontario. Nous gérons plus de 3000 logements locatifs de luxe ainsi que plusieurs bâtiments commerciaux et nous élargissons rapidement notre portfolio. Nous sommes à la recherche d'un candidat pour rejoindre notre équipe en tant que gestionnaire d'immeuble dans nos luxueuses propriétés.

Description de poste

Aperçu Le/la Gestionnaire d’immeuble supervise les opérations quotidiennes d’un immeuble résidentiel, assure un service exemplaire aux locataires, maintient un environnement propre et sécurisé, et tient des dossiers administratifs et financiers exacts. Ce rôle coordonne le personnel, les fournisseurs et les services de l’immeuble, gère les activités de location et le cycle de vie des locataires, et veille au respect des politiques de l’entreprise et des règlements applicables.

Responsabilités principales

Relations avec les locataires et service à la clientèle

Répondre rapidement et professionnellement aux demandes des locataires et des clients (téléphone, courriel, en personne); traiter les plaintes, proposer des solutions et assurer les suivis.
Surveiller l’activité des visiteurs et faire respecter les protocoles de sécurité de l’immeuble.
Veiller à l’enregistrement, à l’organisation et à l’entreposage sécuritaire du courrier et des colis.
Enquêter sur les problèmes dans les logements ou l’immeuble (p. ex., odeurs, circulation d’air) et coordonner leur résolution.
Faire respecter les politiques, notamment l’interdiction des locations de courte durée non autorisées (p. ex., Airbnb).
Exploitation et gestion des installations

Diriger les réunions quotidiennes « stand-up » avec le/la surintendant(e), les préposé(e)s à l’entretien/ménage et les veilleurs; établir les priorités et aligner les tâches.
Superviser la propreté et l’entretien des aires communes, cages d’escalier, salles mécaniques, corridors, stationnement et espaces de rangement.
Effectuer des rondes régulières; vérifier la disponibilité des stationnements/casiers et prévenir l’entreposage non autorisé.
S’assurer du bon fonctionnement des services et systèmes (chauffage, climatisation, eau, ascenseurs); placer et suivre les appels de service et tenir les registres.
Maintenir et mettre à jour l’interphone et les systèmes connexes (p. ex., Snaile), les lecteurs de cartes et le contrôle d’accès; ajuster les horloges lors des changements d’heure.
Coordonner les inspections et services récurrents (systèmes incendie, lavage des vitres/du garage, tests d’eau de la piscine/du jacuzzi, changements saisonniers d’équipement, décorations des Fêtes, transitions CVC).
Veiller à ce que les logements libérés soient prêts dans les 15 jours suivant le départ.
Effectuer des inspections complètes de l’immeuble et des logements; documenter les constatations et préparer des rapports.
Maintenir un bureau propre et organisé ainsi que des dossiers des locataires et administratifs à jour et exacts.
Coordination du personnel et paie

Surveiller le port de l’uniforme et la performance des préposé(e)s à l’entretien/veilleurs.
Suivre et tenir à jour les horaires du personnel, vacances, congés de maladie, jours fériés et inventaire des uniformes.
Valider les horaires par rapport aux pointages; vérifier et ajuster les heures dans le système de paie.
Saisir et suivre les absences et remplacements; soumettre les demandes de vacances pour approbation.
Signaler les accidents de travail et plaintes du personnel; s’assurer que les formulaires requis sont remplis.
Location et cycle de vie des locataires

Tenir à jour les listes de disponibilité des logements, stationnements et casiers.
Envoyer les avis de renouvellement (≥ 4 mois avant l’échéance); préparer et signer les baux; mettre à jour les dossiers et les listes de mouvements.
Traiter les vérifications de crédit pour les transferts; recueillir les approbations et mettre à jour les systèmes.
Effectuer les inspections d’emménagement et de déménagement avec la documentation appropriée.
Surveiller la conformité en matière de sous-location et mettre à jour les dossiers en conséquence.
Effectuer des visites/démonstrations au besoin.
Administration financière (Hopem/Comptabilité)

Percevoir les loyers et enregistrer les paiements avec exactitude; envoyer les avis de retard pour assurer la perception au plus tard le 10 du mois.
Enregistrer les paiements dans Hopem avec la bonne codification; gérer les lots de dépôts et les bordereaux hebdomadaires.
Préparer les préfacturations et valider les montants les 1er et 15 de chaque mois; automatiser la facturation et gérer les prélèvements (si applicable).
Traiter les factures manuelles (clés/frais), les dépôts de 1er et dernier mois, les annulations et les cas de fonds insuffisants (NSF); effectuer les rapprochements mensuels et traiter l’historique des comptes clients.
Effectuer des dépôts bancaires réguliers; clôturer les lots de dépôts dans Hopem.
Aviser la direction lorsque les locataires ont plus de 21 jours de retard et soumettre les documents pour les processus du TAL (au Québec).
Préparer les rapports de performance/financiers requis; générer et distribuer les relevés RL-31 à Revenu Québec.
Coordination des fournisseurs et de la maintenance

Identifier les besoins de maintenance; placer les appels de service; effectuer les suivis auprès des fournisseurs pour un achèvement rapide; mettre à jour les systèmes de suivi de la maintenance.
Fournir des solutions temporaires pour les besoins critiques des locataires (p. ex., échanger des appareils avec des logements vacants en cas de défaillance de chauffage/climatisation/appareils).
Valider et suivre les contrats de maintenance liés aux inspections et services récurrents.
Rapports et conformité

Soumettre les rapports requis à la direction selon l’échéancier.
Rédiger les mémos de l’immeuble; assurer la bonne mise en forme et la présentation bilingue (français prioritaire) avec logo.
Tenir des dossiers exacts dans les volets opérations, finances et RH.
Qualifications

Expérience en gestion immobilière résidentielle ou en exploitation d’immeuble.
Solides aptitudes en service à la clientèle et en résolution de conflits.
Connaissance pratique des systèmes d’immeuble (CVC, ascenseurs, contrôle d’accès) et de la coordination des fournisseurs.
Maîtrise des logiciels de gestion immobilière/comptabilité (p. ex., Hopem; connaissance de Rentsync, un atout).
Compétences éprouvées en administration, rapports et tenue de dossiers; souci du détail et du suivi.
Capacité à diriger des points quotidiens, coordonner le personnel et gérer plusieurs priorités.
Connaissance des processus propres au Québec (RL‑31, TAL) est un atout; bilinguisme français/anglais préféré.
-----------------------------------------------------------------------------

We are a residential and commercial real estate management company operating primarily in Quebec and Ontario. We currently manage over 3000 high-end rental units as well as several commercial buildings and are rapidly expanding our portfolio. We are currently seeking candidates to join our team as a building manager in our luxurious properties.

Job description

Overview The Building Manager oversees day-to-day operations of a residential property, delivering excellent tenant service, ensuring a clean and secure environment, and maintaining accurate administrative and financial records. This role coordinates staff, vendors, and building services, manages leasing and tenant lifecycle tasks, and ensures compliance with company policies and applicable regulations.

Key Responsibilities

Tenant Relations & Customer Service

Respond promptly and professionally to tenant and client inquiries via phone, email, and in person; address complaints, provide solutions, and complete follow-ups.
Monitor visitor activity and enforce building security protocols.
Ensure mail and packages are registered, organized, and stored securely.
Investigate unit/building issues (e.g., odors, airflow) and coordinate resolution.
Enforce policies including no unauthorized short-term rentals (e.g., Airbnb).
Operations & Facilities Management

Lead daily stand-up meetings with superintendent, cleaners, and watchmen; set priorities and align tasks.
Oversee cleanliness and upkeep of common areas, stairwells, mechanical rooms, hallways, parking, and lockers.
Conduct regular rounds; verify parking/locker availability and prevent unauthorized storage.
Ensure utilities and systems (heating, AC, water, elevators) are functional; place and track service calls and maintain call logs.
Maintain and update intercom and related systems (e.g., Snaile), card readers, and access control; adjust clocks for time changes.
Coordinate recurring inspections and services (fire systems, window/garage cleaning, pool/jacuzzi water tests, seasonal equipment changes, holiday décor, HVAC transitions).
Ensure vacated apartments are turned and ready within 15 days of vacancy.
Conduct full-building and unit inspections; document findings and prepare reports.
Maintain a clean, organized office and accurate tenant/office files.
Staff Coordination & Payroll

Monitor cleaners/watchmen for uniform and performance compliance.
Track and maintain staff schedules, vacations, sick days, holidays, and uniform inventory.
Validate schedules against punch-clock entries; verify and adjust hours within the payroll system.
Enter and track absences and replacements; submit vacation requests for approval.
Report work-related injuries and employee complaints; ensure required forms are completed.
Leasing & Tenant Lifecycle

Maintain availability lists for units, parking, and lockers.
Send lease renewal notices (≥4 months before expiry); prepare and sign leases; update tenant files and movement lists.
Process credit checks for transfers; collect candidate approvals and update systems.
Conduct move-in and move-out inspections with proper documentation.
Monitor sublet compliance and update records accordingly.
Conduct visits/showings as required.
Financial Administration (Hopem/Accounting)

Collect rent and record payments accurately; send late notices to ensure collection by the 10th of the month.
Enter payments in Hopem with correct coding; manage deposit batches and weekly deposit slips.
Prepare pre-billing lists and validate amounts on the 1st and 15th; automate invoicing and manage pre-authorized payments (if applicable).
Process manual invoices (keys/fees), first/last month deposits, cancellations, and NSF cases; reconcile monthly accounting inquiries and address AR history.
Make regular bank deposits; close deposit batches in Hopem.
Notify management when tenants are 21+ days overdue and submit documents for TAL processes (as applicable in Québec).
Prepare required performance/financial reports; generate/distribute RL-31 slips to Revenu Québec.
Vendor & Maintenance Coordination

Identify maintenance needs; place service calls; follow up with suppliers to ensure timely completion; update maintenance tracking systems.
Provide temporary solutions for critical tenant needs (e.g., swap appliances with vacant units when heating/AC/appliances fail).
Validate and track maintenance contracts tied to recurring inspections and services.
Reporting & Compliance

Submit required reports to management on schedule.
Create building memos; ensure proper formatting and bilingual presentation (French prioritized) with logo.
Maintain accurate records across operations, finance, and HR-related logs.
Qualifications

Experience in residential property management or building operations.
Strong customer service and conflict-resolution skills.
Working knowledge of building systems (HVAC, elevators, access control) and vendor coordination.
Proficiency with property management/accounting software (e.g., Hopem; familiarity with Rentsync an asset).
Solid administrative, reporting, and record-keeping skills; attention to detail and follow-through.
Ability to lead daily huddles, coordinate staff, and manage multiple priorities.
Familiarity with Québec-specific processes (RL-31, TAL) is an asset; bilingual French/English preferred.
Job Types: Permanent, Full-time

Pay: From $60,000.00 per year

Benefits:

Casual dress
Company events
Dental care
Employee assistance program
Extended health care
Life insurance
On-site parking
Paid time off
Experience:

Property management: 2 years (preferred)
Hopem: 1 year (preferred)
Language:

English (required)
French (required)
Work Location: In person