Verified Job
Event Management
Assistant(e) Executive
Event Management
#784078
Remote / WFH
ODYO
Job Description
Assistant(e) Exécutif(ve) à la Direction
English will follow
À propos : Depuis 2012, ODYO facilite l'accès à la santé auditive grâce à la mobilité de sa prestation, les cliniques d'audiologie, et la technologie. Notre mission est de prévenir la perte auditive et enrichir la qualité de vie des individus malentendants. Notre entreprise accompagne des entreprises, des institutions, des professionnels de la santé auditive et des particuliers.
Nous recherchons un ou une Assistant(e) Exécutif(ve) à la Direction pour épauler directement notre PDG et participer à la croissance de notre entreprise.
Si le secteur de la santé vous passionne et que vous aimeriez rejoindre notre mission, postulez maintenant !
Responsabilités :
Fournir un soutien administratif et opérationnel de haut niveau directement au PDG
Gérer l'agenda du PDG, planifier des rendez-vous et coordonner des réunions
Prendre en charge des tâches opérationnelles déléguées par le PDG pour assurer le bon fonctionnement de ses priorités quotidiennes
Préparer et réviser la correspondance, les rapports et les présentations
Effectuer des recherches et recueillir des informations pour des projets et des présentations
Utiliser HubSpot pour le suivi des contacts, des communications et des projets liés au PDG
Utiliser Microsoft Teams pour la coordination des réunions et la communication interne
Participer à la gestion des budgets, des dépenses, de la facturation et des tâches de comptabilité générale
Coordonner les réservations de voyage et les itinéraires
Tenir des dossiers confidentiels
Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les messages, répondre aux demandes et assurer le suivi
Effectuer des tâches administratives générales telles que la saisie, le classement et la saisie de données
Participer à des projets spéciaux selon les instructions du PDG
Qualifications :
Diplôme d'études secondaires avec une qualification additionnelle pertinente pour le poste
Expérience prouvée (+3 ans) en tant qu'assistant(e) exécutif(ve), assistant(e) administratif(ve) de direction ou dans un rôle similaire, idéalement au soutien direct d'un dirigeant
Solides compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser les tâches et de respecter les délais
Excellentes compétences en communication écrite et verbale, en français et en anglais
Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), de Microsoft Teams, de HubSpot (ou CRM similaire), et des logiciels ERP
Compétence dans les outils de productivité de bureau et aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
Solides compétences en gestion du temps et capacité à organiser et coordonner plusieurs projets en même temps
Capacité à maintenir la confidentialité et à faire preuve de discrétion
Grande attention aux détails et précision
Expérience dans le traitement d'informations confidentielles et sensibles
Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps et à travailler sous pression
Expérience dans le développement de processus internes et de systèmes de classement
Joueur d'équipe flexible prêt à tout pour accomplir le travail ; adaptable et aimant les défis
Avantages :
Bonus de performance relié aux résultats de l'entreprise
Augmentation salariale annuelle
Assurance vie, santé, et dentaire
Événements d'entreprise
Environnement de bureau moderne
Accès à une salle de sport, une terrasse, un lounge et un café
Facilement accessible par les transports publics
Possibilité de stationnement sur place
Si vous vous reconnaissez dans cette description, c'est le temps d'agir !
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Executive Assistant to the CEO
About us: Since 2012, ODYO has made hearing health accessible through the mobility of its service, partner audiology clinics, and technology. Our mission is to prevent hearing loss and enrich the quality of life of people with hearing loss. Our company supports businesses, institutions, hearing health professionals, and individuals.
We are looking for an Executive Assistant to the CEO to directly support our CEO and take part in our company's growth.
If you're passionate about the healthcare sector and would like to join our mission, apply now!
Responsibilities:
Provide high-level administrative and operational support directly to the CEO
Manage the CEO's calendar, schedule appointments, and coordinate meetings
Take on operational tasks delegated by the CEO to keep daily priorities running smoothly
Prepare and review correspondence, reports, and presentations
Conduct research and gather information for projects and presentations
Use HubSpot to track contacts, communications, and CEO-related projects
Use Microsoft Teams for meeting coordination and internal communication
Assist with managing budgets, expenses, invoicing, and general accounting tasks
Coordinate travel bookings and itineraries
Maintain confidential records
Answer phone calls, screen messages, respond to inquiries, and follow up
Perform general administrative tasks such as typing, filing, and data entry
Participate in special projects as directed by the CEO
Qualifications:
High school diploma with additional qualifications relevant to the role
Proven experience (3+ years) as an Executive Assistant, Executive Administrative Assistant, or similar role, ideally supporting an executive directly
Strong organizational skills with the ability to prioritize tasks and meet deadlines
Excellent written and verbal communication skills, in both French and English
Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Microsoft Teams, HubSpot (or similar CRM), and ERP software
Skilled with office productivity tools and quick to learn new software and systems
Strong time management skills and the ability to organize and coordinate multiple projects simultaneously
Ability to maintain confidentiality and exercise discretion
Strong attention to detail and accuracy
Experience handling confidential and sensitive information
Ability to multitask and work under pressure
Experience developing internal processes and filing systems
Flexible team player willing to do what it takes to get the job done; adaptable and enjoys a challenge
Benefits:
Performance bonus tied to company results
Annual salary increase
Health & Dental insurance
Company events
Modern office environment
Access to a gym, terrace, lounge, and café
Easily accessible by public transit
On-site parking available
If this sounds good to you, it's time to act!
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Job Types: Permanent, Full-time
Pay: $57,500.00-$62,500.00 per year
Benefits:
Casual dress
Company events
Dental care
Disability insurance
Discounted or free food
Life insurance
On-site gym
On-site parking
Paid time off
Ability to commute/relocate:
Montréal, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Application question(s):
Do you have a LinkedIn profile? If yes, please share it with us.
Education:
Secondary School (preferred)
Experience:
executive assistant: 3 years (required)
Language:
French (required)
English (required)
Work Location: In person
English will follow
À propos : Depuis 2012, ODYO facilite l'accès à la santé auditive grâce à la mobilité de sa prestation, les cliniques d'audiologie, et la technologie. Notre mission est de prévenir la perte auditive et enrichir la qualité de vie des individus malentendants. Notre entreprise accompagne des entreprises, des institutions, des professionnels de la santé auditive et des particuliers.
Nous recherchons un ou une Assistant(e) Exécutif(ve) à la Direction pour épauler directement notre PDG et participer à la croissance de notre entreprise.
Si le secteur de la santé vous passionne et que vous aimeriez rejoindre notre mission, postulez maintenant !
Responsabilités :
Fournir un soutien administratif et opérationnel de haut niveau directement au PDG
Gérer l'agenda du PDG, planifier des rendez-vous et coordonner des réunions
Prendre en charge des tâches opérationnelles déléguées par le PDG pour assurer le bon fonctionnement de ses priorités quotidiennes
Préparer et réviser la correspondance, les rapports et les présentations
Effectuer des recherches et recueillir des informations pour des projets et des présentations
Utiliser HubSpot pour le suivi des contacts, des communications et des projets liés au PDG
Utiliser Microsoft Teams pour la coordination des réunions et la communication interne
Participer à la gestion des budgets, des dépenses, de la facturation et des tâches de comptabilité générale
Coordonner les réservations de voyage et les itinéraires
Tenir des dossiers confidentiels
Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les messages, répondre aux demandes et assurer le suivi
Effectuer des tâches administratives générales telles que la saisie, le classement et la saisie de données
Participer à des projets spéciaux selon les instructions du PDG
Qualifications :
Diplôme d'études secondaires avec une qualification additionnelle pertinente pour le poste
Expérience prouvée (+3 ans) en tant qu'assistant(e) exécutif(ve), assistant(e) administratif(ve) de direction ou dans un rôle similaire, idéalement au soutien direct d'un dirigeant
Solides compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser les tâches et de respecter les délais
Excellentes compétences en communication écrite et verbale, en français et en anglais
Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), de Microsoft Teams, de HubSpot (ou CRM similaire), et des logiciels ERP
Compétence dans les outils de productivité de bureau et aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
Solides compétences en gestion du temps et capacité à organiser et coordonner plusieurs projets en même temps
Capacité à maintenir la confidentialité et à faire preuve de discrétion
Grande attention aux détails et précision
Expérience dans le traitement d'informations confidentielles et sensibles
Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps et à travailler sous pression
Expérience dans le développement de processus internes et de systèmes de classement
Joueur d'équipe flexible prêt à tout pour accomplir le travail ; adaptable et aimant les défis
Avantages :
Bonus de performance relié aux résultats de l'entreprise
Augmentation salariale annuelle
Assurance vie, santé, et dentaire
Événements d'entreprise
Environnement de bureau moderne
Accès à une salle de sport, une terrasse, un lounge et un café
Facilement accessible par les transports publics
Possibilité de stationnement sur place
Si vous vous reconnaissez dans cette description, c'est le temps d'agir !
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Executive Assistant to the CEO
About us: Since 2012, ODYO has made hearing health accessible through the mobility of its service, partner audiology clinics, and technology. Our mission is to prevent hearing loss and enrich the quality of life of people with hearing loss. Our company supports businesses, institutions, hearing health professionals, and individuals.
We are looking for an Executive Assistant to the CEO to directly support our CEO and take part in our company's growth.
If you're passionate about the healthcare sector and would like to join our mission, apply now!
Responsibilities:
Provide high-level administrative and operational support directly to the CEO
Manage the CEO's calendar, schedule appointments, and coordinate meetings
Take on operational tasks delegated by the CEO to keep daily priorities running smoothly
Prepare and review correspondence, reports, and presentations
Conduct research and gather information for projects and presentations
Use HubSpot to track contacts, communications, and CEO-related projects
Use Microsoft Teams for meeting coordination and internal communication
Assist with managing budgets, expenses, invoicing, and general accounting tasks
Coordinate travel bookings and itineraries
Maintain confidential records
Answer phone calls, screen messages, respond to inquiries, and follow up
Perform general administrative tasks such as typing, filing, and data entry
Participate in special projects as directed by the CEO
Qualifications:
High school diploma with additional qualifications relevant to the role
Proven experience (3+ years) as an Executive Assistant, Executive Administrative Assistant, or similar role, ideally supporting an executive directly
Strong organizational skills with the ability to prioritize tasks and meet deadlines
Excellent written and verbal communication skills, in both French and English
Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Microsoft Teams, HubSpot (or similar CRM), and ERP software
Skilled with office productivity tools and quick to learn new software and systems
Strong time management skills and the ability to organize and coordinate multiple projects simultaneously
Ability to maintain confidentiality and exercise discretion
Strong attention to detail and accuracy
Experience handling confidential and sensitive information
Ability to multitask and work under pressure
Experience developing internal processes and filing systems
Flexible team player willing to do what it takes to get the job done; adaptable and enjoys a challenge
Benefits:
Performance bonus tied to company results
Annual salary increase
Health & Dental insurance
Company events
Modern office environment
Access to a gym, terrace, lounge, and café
Easily accessible by public transit
On-site parking available
If this sounds good to you, it's time to act!
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Job Types: Permanent, Full-time
Pay: $57,500.00-$62,500.00 per year
Benefits:
Casual dress
Company events
Dental care
Disability insurance
Discounted or free food
Life insurance
On-site gym
On-site parking
Paid time off
Ability to commute/relocate:
Montréal, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Application question(s):
Do you have a LinkedIn profile? If yes, please share it with us.
Education:
Secondary School (preferred)
Experience:
executive assistant: 3 years (required)
Language:
French (required)
English (required)
Work Location: In person
