Administrative and Operations Monitoring Officer

About the job

COMPANY OVERVIEW:

At ICS Courier, we are a leader in the courier and logistics industry, providing reliable, fast, and cost-effective delivery solutions for businesses across Canada. We are a subsidiary of TFI International. Founded in 1978, specializing in small parcel delivery with over 1,200 employees and 35 terminals Canada wide. If you are passionate about logistics and enjoy solving customer challenges with innovative solutions, this is the perfect role for you.

POSITION SUMMARY:

Join ICS Courier as an Administrative & Operations Monitoring Officer based in Laval, Quebec. Reporting to the Regional Director of Operations, this role is responsible for supporting daily administrative processes and operational performance monitoring across the branch. The successful candidate will oversee operational reporting, analyze daily performance variances, maintain data accuracy, and provide administrative support to operations leadership. This position is ideal for a detail-oriented professional with strong organizational, analytical, and Excel skills who thrives in a fast-paced operations environment and enjoys supporting data-driven decision-making.

ROLES & RESPONSIBILITIES

Administrative Control

Follow up on purchase orders and supervisors’ purchase requests
Perform initial validation of vendor invoices and report discrepancies
Monitor drivers and employees’ working hours, including overtime (OT)
Operational Monitoring & Daily Variance Reporting:

Collect and consolidate daily operational data
Produce daily variance reports covering:
Sorting performance (volume, productivity, deviations vs targets)
Drivers’ performance (stops, kilometers, pickups)
Brokers’ performance
Agents’ performance
Identify, document, and communicate performance variances to supervisors
Maintain and update tracking tools and company dashboards
Reporting & Operational Support

Prepare daily, weekly, and monthly operational reports
Escalate operational or administrative anomalies to management
Provide administrative and reporting support to operations leadership
Ensure accuracy, consistency, and traceability of operational data
QUALIFICATIONS:

1 to 3 years of experience in an administrative or operational support role
Intermediate proficiency in Excel (tables, filters, basic formulas)
Working knowledge of MS Office
Relevant post-secondary education and/or equivalent experience
Ability to work independently
Strong attention to detail and organizational skills
LANGUAGES:

French: required
English: functional
TO APPLY:

Interested applicants who meet the above criteria should send their resume to M’hammed Alouani: via email at: malouani@icscourier.ca

We would like to thank all applicants in advance for their interest, however only those who meet the above qualifications will be contacted.

ICS is committed to Employment Equity and encourages applications from all qualified women and men, including aboriginal peoples, persons with disabilities and visible minorities.

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PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE

Chez ICS Courier, nous sommes un chef de file de l’industrie du transport et de la logistique, offrant aux entreprises partout au Canada des solutions de livraison fiables, rapides et économiques. Filiale de TFI International, ICS Courier a été fondée en 1978 et se spécialise dans la livraison de petits colis.

Avec plus de 1 200 employés et 35 terminaux à travers le pays, nous misons sur l’excellence opérationnelle, l’innovation et le service à la clientèle. Si vous êtes passionné(e) par la logistique et motivé(e) par les environnements dynamiques, nous aimerions vous rencontrer.

RÉSUMÉ DU POSTE

ICS Courier est à la recherche d’un(e) Agent(e) administratif(ve) et suivi des opérations pour son terminal de Laval. Relevant du Directeur régional des opérations, la personne titulaire du poste jouera un rôle clé dans le soutien administratif quotidien ainsi que dans le suivi de la performance opérationnelle de la succursale.

Le ou la candidat(e) retenu(e) sera responsable de la production de rapports, de l’analyse des écarts de performance, de la validation des données et du soutien administratif à l’équipe de direction.

Ce poste convient à une personne rigoureuse, analytique, organisée et à l’aise avec les outils informatiques, particulièrement Excel, qui souhaite évoluer dans un environnement axé sur la performance et l’amélioration continue.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Contrôle administratif

Assurer le suivi des bons de commande et des demandes d’achats soumises par les superviseurs
Effectuer une première vérification des factures fournisseurs et signaler toute anomalie
Faire le suivi des heures travaillées des chauffeurs et employés, incluant les heures supplémentaires
Suivi opérationnel et analyse des écarts

Recueillir, consolider et analyser les données opérationnelles quotidiennes
Produire des rapports quotidiens sur les écarts de performance, incluant :
Performance du tri (volume, productivité, écarts versus objectifs)
Performance des chauffeurs (arrêts, kilométrage, cueillettes)
Performance des courtiers
Performance des agents
Identifier, documenter et communiquer les écarts aux superviseurs concernés
Maintenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi opérationnel
Rapports et soutien à la direction

Préparer les rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels
Escalader toute anomalie administrative ou opérationnelle à la direction
Offrir un soutien administratif et analytique à l’équipe de gestion des opérations
Veiller à l’exactitude, à la cohérence et à la traçabilité des données
PROFIL RECHERCHÉ

1 à 3 années d’expérience dans un poste administratif ou de soutien aux opérations
Maîtrise intermédiaire d’Excel (tableaux, filtres, formules de base)
Bonne connaissance de la suite Microsoft Office
Formation postsecondaire pertinente ou combinaison équivalente de formation et d’expérience
Capacité à travailler de façon autonome et à gérer les priorités
Souci du détail et excellentes aptitudes organisationnelles
EXIGENCES LINGUISTIQUES

Français : requis
Anglais : niveau fonctionnel
POUR POSTULER

Les personnes intéressées et répondant aux critères ci-dessus sont invitées à transmettre leur curriculum vitae à M’hammed Alouani par courriel à : malouani@icscourier.ca

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

ICS Courier souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées, notamment les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles.

Requirements added by the job poster

Authorized to work in Canada
2+ years of work experience with Microsoft Excel
2+ years of work experience with Microsoft Office
Pay: From $640,000.00 per year

Benefits:

Company events
Dental care
Disability insurance
Employee assistance program
Extended health care
Flexible schedule
Language training provided
Life insurance
Mileage reimbursement
On-site parking
RRSP match
Vision care
VRSP
Wellness program
Work Location: In person