Verified Job
Clerical - Administrative
Agent administratif
Clerical - Administrative
#720080
Remote / WFH
McGill University 4.2 4.2 out of 5 stars Montréal, QC $66,190–$99,290 a year - Full-time McGill University
Job Description
Principales responsabilités
Gérer les activités administratives quotidiennes du Département de génie des mines et des matériaux.
Conseiller le directeur du département et lui fournir un soutien administratif direct; proposer, mettre à jour et optimiser les processus administratifs du département.
Appuyer le directeur dans les projets départementaux ainsi que dans la mise en œuvre des plans et des initiatives.
Gérer, mobiliser, encadrer, coacher et superviser l'équipe de soutien administratif; évaluer l'avancement des mandats et les résultats obtenus.
Superviser l'administration des affaires financières du département, y compris les achats (MMP), la paie et la production de rapports, selon les demandes du directeur et conformément aux directives de la Faculté et de l'Université, en collaboration avec l'équipe des finances de la Faculté.
Veiller à ce que la planification et l'administration des budgets du département soient conformes à sa vision et aux besoins de la Faculté : budget de fonctionnement, budgets des laboratoires d'enseignement et de recherche, ainsi que les fonds de dotation.
Superviser l'administration des opérations en ressources humaines du personnel administratif et du personnel académique non professoral, y compris les processus liés au cycle de vie des employés (embauche, intégration et départ), à l'aide de Workday.
Fournir un soutien et assurer la coordination des processus liés aux ressources humaines du personnel professoral (renouvellements de nomination, demandes de permanence, congés sabbatiques, etc.).
Participer au processus de recrutement des professeurs, conformément aux exigences des comités de sélection du directeur, aux politiques du personnel académique de l'Université et aux directives de la Faculté.
Superviser le recrutement des étudiants et du personnel occupant des postes de soutien, notamment les auxiliaires d'enseignement, les chargés de cours, les stagiaires postdoctoraux, les assistants et associés de recherche, ainsi que le personnel temporaire.
Conseiller le directeur et les chercheurs principaux (PI) sur les questions de ressources humaines et élaborer des pratiques exemplaires pour les processus administratifs en collaboration avec les ressources humaines de la Faculté.
Veiller à la mise en œuvre des communications du département selon les orientations du directeur; mettre à jour les médias sociaux et coordonner les initiatives promotionnelles en collaboration avec le gestionnaire des communications de la Faculté et le service de l'avancement de l'Université, au besoin.
Planifier les réunions départementales, assurer les communications connexes et rédiger les procès-verbaux.
Superviser le soutien et la planification documentaire des besoins en infrastructures du département (espaces, équipements, etc.) et élaborer un plan pour y répondre en collaboration avec la direction des bâtiments de la Faculté et les services des installations.
Gérer les besoins matériels des bureaux administratifs et professoraux, ainsi que des salles de conférence (achat et remplacement de mobilier, coordination avec les autres unités pour assurer la fonctionnalité des espaces de travail, etc.), afin de garantir que les besoins en infrastructures soient satisfaits.
Gérer le contenu du site Web pour les pages autres que celles des programmes (listes du personnel, affichages de postes, etc.).
Contribuer à l'administration du processus d'agrément du Département de génie des mines et des matériaux.
Assurer la planification et l'organisation des événements.
Effectuer toute autre tâche connexe demandée.
Autres compétences et aptitudes requises
Expérience démontrée en leadership dans la gestion d'une unité, incluant la supervision, le coaching et le développement du personnel.
Capacité éprouvée à mobiliser les équipes, faire preuve d'initiative, montrer l'exemple et collaborer efficacement avec des professeurs, administrateurs et employés provenant de divers milieux.
Une expérience en ressources humaines dans un milieu universitaire constitue un atout important.
Expérience dans la conception, la mise en œuvre et le maintien de processus et de systèmes efficaces, avec une forte attention à la conformité aux lois, règlements et politiques applicables.
Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités, avec la capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.
Excellentes habiletés en communication, avec la capacité de communiquer de façon claire, ferme, diplomatique et respectueuse, tout en demeurant calme sous pression.
Leadership démontré, sens de l'initiative, détermination et créativité dans la résolution de problèmes.
Une expérience avec Workday est fortement souhaitée; une connaissance des affaires académiques et de l'administration financière constitue un atout.
Excellente maîtrise des environnements informatiques, notamment de la suite Microsoft Office.
Excellentes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
Politique de vacances compétitive
Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants
Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
Congés payés pendant la période des vacances de décembre
Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation et expérience minimales requises :
Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 04) $66,190.00 - $82,740.00 - $99,290.00
Profil d'emploi:
MPEX-ADM2A - Administration générale – Professionnel 2
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Professeur agrégé
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.
Gérer les activités administratives quotidiennes du Département de génie des mines et des matériaux.
Conseiller le directeur du département et lui fournir un soutien administratif direct; proposer, mettre à jour et optimiser les processus administratifs du département.
Appuyer le directeur dans les projets départementaux ainsi que dans la mise en œuvre des plans et des initiatives.
Gérer, mobiliser, encadrer, coacher et superviser l'équipe de soutien administratif; évaluer l'avancement des mandats et les résultats obtenus.
Superviser l'administration des affaires financières du département, y compris les achats (MMP), la paie et la production de rapports, selon les demandes du directeur et conformément aux directives de la Faculté et de l'Université, en collaboration avec l'équipe des finances de la Faculté.
Veiller à ce que la planification et l'administration des budgets du département soient conformes à sa vision et aux besoins de la Faculté : budget de fonctionnement, budgets des laboratoires d'enseignement et de recherche, ainsi que les fonds de dotation.
Superviser l'administration des opérations en ressources humaines du personnel administratif et du personnel académique non professoral, y compris les processus liés au cycle de vie des employés (embauche, intégration et départ), à l'aide de Workday.
Fournir un soutien et assurer la coordination des processus liés aux ressources humaines du personnel professoral (renouvellements de nomination, demandes de permanence, congés sabbatiques, etc.).
Participer au processus de recrutement des professeurs, conformément aux exigences des comités de sélection du directeur, aux politiques du personnel académique de l'Université et aux directives de la Faculté.
Superviser le recrutement des étudiants et du personnel occupant des postes de soutien, notamment les auxiliaires d'enseignement, les chargés de cours, les stagiaires postdoctoraux, les assistants et associés de recherche, ainsi que le personnel temporaire.
Conseiller le directeur et les chercheurs principaux (PI) sur les questions de ressources humaines et élaborer des pratiques exemplaires pour les processus administratifs en collaboration avec les ressources humaines de la Faculté.
Veiller à la mise en œuvre des communications du département selon les orientations du directeur; mettre à jour les médias sociaux et coordonner les initiatives promotionnelles en collaboration avec le gestionnaire des communications de la Faculté et le service de l'avancement de l'Université, au besoin.
Planifier les réunions départementales, assurer les communications connexes et rédiger les procès-verbaux.
Superviser le soutien et la planification documentaire des besoins en infrastructures du département (espaces, équipements, etc.) et élaborer un plan pour y répondre en collaboration avec la direction des bâtiments de la Faculté et les services des installations.
Gérer les besoins matériels des bureaux administratifs et professoraux, ainsi que des salles de conférence (achat et remplacement de mobilier, coordination avec les autres unités pour assurer la fonctionnalité des espaces de travail, etc.), afin de garantir que les besoins en infrastructures soient satisfaits.
Gérer le contenu du site Web pour les pages autres que celles des programmes (listes du personnel, affichages de postes, etc.).
Contribuer à l'administration du processus d'agrément du Département de génie des mines et des matériaux.
Assurer la planification et l'organisation des événements.
Effectuer toute autre tâche connexe demandée.
Autres compétences et aptitudes requises
Expérience démontrée en leadership dans la gestion d'une unité, incluant la supervision, le coaching et le développement du personnel.
Capacité éprouvée à mobiliser les équipes, faire preuve d'initiative, montrer l'exemple et collaborer efficacement avec des professeurs, administrateurs et employés provenant de divers milieux.
Une expérience en ressources humaines dans un milieu universitaire constitue un atout important.
Expérience dans la conception, la mise en œuvre et le maintien de processus et de systèmes efficaces, avec une forte attention à la conformité aux lois, règlements et politiques applicables.
Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités, avec la capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.
Excellentes habiletés en communication, avec la capacité de communiquer de façon claire, ferme, diplomatique et respectueuse, tout en demeurant calme sous pression.
Leadership démontré, sens de l'initiative, détermination et créativité dans la résolution de problèmes.
Une expérience avec Workday est fortement souhaitée; une connaissance des affaires académiques et de l'administration financière constitue un atout.
Excellente maîtrise des environnements informatiques, notamment de la suite Microsoft Office.
Excellentes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
Politique de vacances compétitive
Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants
Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
Congés payés pendant la période des vacances de décembre
Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation et expérience minimales requises :
Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 04) $66,190.00 - $82,740.00 - $99,290.00
Profil d'emploi:
MPEX-ADM2A - Administration générale – Professionnel 2
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Professeur agrégé
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.
